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Être réceptionniste dans un hôtel équivaut à être le visage de la marque. Vous êtes la première personne que les hôtes voient en arrivant dans l’hôtel, et la dernière qu'ils voient en partant. Si vous présentez bien et que vous faites de nombreux efforts pour aider, vous renforcez la réputation de la marque. Voici donc 6 conseils utiles pour réceptionnistes.

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Le travail d’un(e) réceptionniste peut être fatigant, mentalement comme physiquement, car non seulement vous vous occupez de vos hôtes en répondant à leurs demandes à longueur de journée, mais vous êtes également debout toute la journée. Nous avons regroupé une liste de conseils utiles pour les réceptionnistes ci-dessous. Ceux-ci vont des règles de convenance aux codes vestimentaires, afin de rendre votre travail beaucoup plus facile et confortable, tout en vous gardant en sécurité.

 

Règles de convenance

 

La tâche principale d'un(e) réceptionniste est de recevoir des visiteurs et de les aiguiller vers les lieux appropriés de l’établissement. Par conséquent vous êtes un rouage très important de la machine, car ce travail ne s’improvise pas. Les règles courantes en matière de convenances imposent de saluer chaque hôte et membre du personnel avec un sourire. Cela permet de leur faire savoir que vous êtes d’un abord facile et qu’ils peuvent compter sur vous pour que vous les aidiez à chasser leurs inquiétudes.

 

L’attitude d’un(e) réceptionniste en dit long sur lui(elle). Si un convive vous voit affalé(e) sur le bureau, avec un air renfrogné comme si vous ne vouliez pas être là ; cela ne leur donne pas vraiment une bonne impression. Souvenez-vous que vous êtes le visage de l’entreprise. Par conséquent vous devez paraître dégourdi(e) et fiable. Essayez de ne pas admettre que vous ne connaissez pas la réponse à une question. Dites-leur plutôt poliment que vous allez trouver une personne qui pourra répondre à leurs questions, et ils apprécieront le service que vous leur rendez.

Vous allez être debout pour la plus grande partie de la journée, il est donc essentiel pour vous de combiner sécurité et confort, au cas où vous rencontriez tout danger potentiel. Par conséquent il est crucial d’opter pour les chaussures appropriées

 

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Règles de convenance au téléphone

 

Les réceptionnistes passent une grande partie de leur temps à traiter les appels téléphoniques entrants. Il peut s’agir de demandes d’ordre général, de la demande d’un hôte ou même d’appels importuns provenant d’individus qui n'ont rien de mieux à faire. Le respect des règles de convenance face à une personne est tout aussi essentiel que celui des convenances au téléphone.

Naturellement, cette exigence suppose d’être cordial et convivial au téléphone, et de savoir se contenir lors de conversations téléphoniques difficiles. Vous devez disposer d’un bon jugement et vous assurer de communiquer avec le personnel avec ces mêmes règles de convenance. Ne vous conduisez pas comme si vous receviez un appel personnel en proférant des jurons, car vous ne savez jamais qui écoute.

 

Faites preuve de discrétion

 

Même si ce n’est pas forcément volontaire, les réceptionnistes peuvent se retrouver mêlés à des situations auxquelles ils n’ont aucune envie de prendre part, comme par exemple découvrir des informations sensibles à propos d’un hôte ou d'un employé. Vous devrez évaluer s’il est approprié d’en discuter au travail ou à la maison, ou s’il est préférable de garder ces informations pour vous.

Si une personne apprend que vous étiez au courant de certaines informations et réalise que vous ne les avez pas divulguées, elle appréciera votre discrétion et votre professionnalisme.

 

Organisé(e)

 

Il est crucial pour un(e) réceptionniste de rester organisé(e), principalement parce qu’il(elle) sera amené(e) à rencontrer des situations où il(elle) sera contraint(e) de faire plusieurs choses à la fois. Les réceptionnistes sont chargé(e)s d’assumer un grand nombre de responsabilités, de l’accueil des clients à la gestion des appels téléphoniques, en passant par le rappel aux supérieurs hiérarchiques de leurs divers réunions et rendez-vous.

 

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Des compétences multiples

 

Un(e) réceptionniste ne peut pas être chargé(e) d’une seule tâche ; il(elle) doit être polyvalent(e), flexible, et prêt(e) à entreprendre n’importe quelle tâche ou au moins savoir qui contacter s’il s’agit d’une tâche pour laquelle il(elle) n’est pas qualifié(e). Vous ne donnerez pas la meilleure impression de vous en répondant que vous n’êtes pas en mesure de faire ce qu’on vous demande.. Mais si vous orientez le client vers un(e) réceptionniste compétent(e) dans un domaine précis comme les premiers secours, alors vous serez reconnu(e) comme un membre du personnel particulièrement fiable.

 

Code vestimentaire

 

Le respect et le suivi du code vestimentaire sont essentiels, quel que soit le lieu de travail, et cela est d’autant plus vrai pour les réceptionnistes, qui sont les premières personnes qu’un hôte ou un client aperçoit en entrant dans l’établissement.

 

De nombreux établissements exigent le port d’un uniforme, ce qui signifie qu’il est important que le(la) réceptionniste s’assure que son uniforme est toujours propre et repassé. Il en va de même pour le maintien d’une apparence générale nette, qu'il s’agisse de la quantité de maquillage ou de la maîtrise de la pilosité faciale.

 

Les réceptionnistes doivent trouver le parfait équilibre entre sécurité et confort ; devant rester debout toute la journée, ils (elles) se trouvent généralement confronté(e)s à quelques risques. La répétition de certains mouvements peut entraîner des douleurs aux pieds en cas de port de chaussures inadaptées. Ces douleurs peuvent même engendrer des blessures, susceptibles de les obliger à prendre des arrêts de travail. Ils(elles) n'ont pas besoin de sacrifier leur sécurité au détriment du confort, ou inversement, car il existe des chaussures non seulement élégantes, mais qui permettent également de travailler confortablement et en toute sécurité.

 

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