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Sie planen in Kürze eine Veranstaltung? Haben Sie schon über einen entsprechenden Sicherheitsplan nachgedacht? Zu gewährleisten, dass Ihr Event reibungslos abläuft, kann ein ganzes Team von Planern, Küchenchefs, Caterern, Kellnern, Barkeepern, Sicherheitspersonal usw. erfordern. Selbstverständlich ist es schwieriger, unbekannte Größen mit einzuplanen. Aber die Sicherheitsvorschriften müssen existieren und gut dokumentiert sein. Für jede Veranstaltung brauchen Sie einen dokumentierten Sicherheitsplan, der die Gefahren beim Namen nennt und Ihnen Wege aufzeigt, sie zu vermeiden oder zu reduzieren.

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Die folgenden 7 Punkte sollten in jedem Sicherheitsplan für Veranstaltungen berücksichtigt sein:

 

1. Analyse der Gesundheits- und Sicherheitsrisiken

 

Umfang und Ausführlichkeit Ihrer Analyse der Gesundheits- und Sicherheitsrisiken sind von der Komplexität Ihrer Veranstaltung abhängig. Bei einer einfachen Soirée reicht eine standardmäßige Risikoanalyse aus, welche bestimmten Problemen nachgeht, die während der Veranstaltung auftreten und die eine Gefährdung für Mitarbeiter, Besucher der Veranstaltung und Öffentlichkeit/jeden Betroffenen darstellen könnten.

 

Für die Planung erfordern komplexe Veranstaltungen unter Umständen einen konzeptionellen Event-Management-Plan oder ein Sicherheitsdatenblatt. Um sicherzugehen, dass alle Ideen berücksichtigt werden, können Sie auch einen Sicherheitsberater engagieren.

 

Eine in einem Festzelt veranstaltete Hochzeitsfeier kann Stolpergefahren für die Servierer/-innen bergen, wenn diese aus dem Zelt auf den Rasen und vom Rasen in die Wirtschaftsräume treten. In diesem Szenario stellen Ausrutschen, Stolpern und Stürzen als häufigste Ursache von Unfällen am Arbeitsplatz eine Bedrohung der Gesundheit und Sicherheit der betroffenen Person dar. Diese Gefahren reduzieren und bewältigen Sie am besten durch Schulung und rutschfestes Schuhwerk.

Zur Risikobewältigung müssen Sie mögliche Gefahren erkennen und analysieren, Risiko-Management-Methoden überprüfen, die Methoden umsetzen und die Resultate überwachen.

 

2. Maßnahmen zur Risikominderung

 

Zur Minderung und Bewältigung der Risiken bei Ihrer Veranstaltung müssen Sie sich fragen, was aller Voraussicht nach schiefgehen könnte, und Maßnahmen organisieren, damit diese Risiken reduziert oder möglichst eliminiert werden. Arbeiten Ihre Köche in einer neuen Küche? Dann muss der neue Arbeitsraum vom Küchenchef und einem qualifizierten Sicherheitsbeauftragten überprüft werden, damit sichergestellt wird, dass alle Geräte die einschlägigen Sicherheitstandards erfüllen

 

3. Erstellen eines Notfallplans

 

Jeder Sicherheitsplan für eine Veranstaltung erfordert einen Rettungsplan, zum Beispiel für einen Brandfall. Sie müssen Ihre Mitarbeiter schulen, damit sie wissen, was sie im Notfall zu tun haben, entscheiden, wer Maßnahmen ergreift, wie Sie die Besucher über den Notfall informieren (d. h. über Funk, Mobiltelefone, verschlüsselte Mitteilungen) und wer gegenüber den Behörden und Rettungsdiensten Erklärungen über den Zwischenfall abgeben soll. Im Rahmen Ihres Sicherheitshandbuchs brauchen Sie auch einen Krisenplan.

 

4. Erwägungen zur Lebensmittelsicherheit

 

Der Sicherheitsplan für Ihre Veranstaltung muss auch die Frage beantworten, auf welche Weise Sie sicherstellen, dass Lebensmittel und Getränke nicht in den gefährlichen Temperaturbereich (4-60 °C) fallen, der die Sicherheit der Gäste beeinträchtigen könnte.

 

5. Organisieren von Massenveranstaltungen

 

Bei massenhaftem Besucherandrang kann die Sicherheit beeinträchtigt sein. Deshalb muss Ihr Sicherheitsplan Möglichkeiten zur Bewältigung eines hohen Besucherandrangs berücksichtigen. Sorgen Sie dafür, dass die Gäste dorthin gehen, wo sie sollen, und dass keine Hintertüren/-tore offen stehen, durch welche die Besucher das Veranstaltungsgelände verlassen und potenziell verletzt werden können.

 

Möglichkeiten der Organisation massenhafter Besucherströme sind Eingangszonen (bei großen Veranstaltungen mit Eintrittskarten), bei mehrtägigen Veranstaltungen ein Zapfenstreich sowie eine gute Ausschilderung und Beleuchtung.

 

6. Ein Parkplatz-Plan

 

Auch die beste Veranstaltung kann durch unzureichend oder schlecht organisierte Parkmöglichkeiten ruiniert werden. Zu jeder Veranstaltung gehört ein zuverlässiger Parkplan. Sie müssen annähernd wissen, für wie viele Autos Parkplätze benötigt werden, und wie Sie den Verkehr an den Veranstaltungstagen organisieren. Schlecht organisierte Parkmöglichkeiten bergen Frustrationspotenzial und können bei Unfällen sogar zu Verletzungen der Gäste und Mitarbeiter führen.

 

Wenn Sie bezahlte Parkplätze zur Verfügung stellen, müssen Sie vor der Veranstaltung eine bestimmte Anzahl von Parkplätzen reservieren lassen, aber auch bei kostenlosen Parkplätzen sollten Sie einige Gratis-Parkplätze freihalten. So wissen Sie und Ihre Veranstaltungsteilnehmer, ob sie zu der Veranstaltung fahren können oder nicht.

 

7. Die richtige Schulung für alle Ihre Mitarbeiter

 

Sobald Ihr Sicherheitsplan steht, sollten Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig vor der Veranstaltung im Hinblick auf die Sicherheitsmaßnahmen und ihre diesbezüglichen Rollen schulen. Jeder einzelne Mitarbeiter sollte bei jedem Schritt, den er zu tun hat, wissen, wie er reagieren muss, und welchen Risiken er ausgesetzt sein kann.

 

Halten Sie entweder am Vortag der Veranstaltung oder wenigstens einige Stunden, bevor die Gäste kommen, ein Briefing ab.

 

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